روابط عمومی ها؛ هدایتگر سازمانها به سمت ارایه خدمت بهتر به شهروندان
سپیدار‌آنلاین: گروه شهری
روابط عمومي هدايت‌كننده و روشن‌كننده راه و مسير سازمان است چون مستقيم با افكار عمومي ارتباط دارد و مي‌تواند مديريت سازمان را از انتظارت و خواسته‌هاي مخاطبان سازمان آگاه كند تا او به وظيفه مديريت عمل كند.
امروزه نقش روابط عمومي در ارزيابي و تحقق برنامه‌ها و پيشبرد اهداف مديريت شهري، نقشي پررنگ و غيرقابل انكار می‌باشد، وظيفه اصلی و مأموریت اساسی مسئولین روابط عمومی ایجاد رابطه با فرد، گروه و یا عموم است و هر اندازه ارتباط در روابط عمومی بطور مفید و به شکل موثری گسترش یافته باشد همان اندازه آن فرد، گروه و موسسه در دستیابی به اهداف خود موفق تر است. روابط عمومی ها علاوه بر اینکه نمایندگان افکار عمومی هستند، به عنوان مشاور و سیاستگذارانی امین، برای سازمان سخن می گویند و در فراسوی اهداف سازمان، صلاح و مصلحت عمومی و سعادت همیشگی سازمان را خواستارند. انجمن روابط عمومي در سال ۲۰۱۲ تعريف جديدي از روابط عمومي ارائه داده است. در اين تعريف در مقابل روابط عمومي آمده است: روابط عمومي يك فرآيند ارتباطي راهبردي است كه روابط سودمند متقابل ميان مردم و سازمان برقرار مي‌كند. روابط عمومي هدايت‌كننده و روشن‌كننده راه و مسير سازمان است چون مستقيم با افكار عمومي ارتباط دارد و مي‌تواند مديريت سازمان را از انتظارت و خواسته‌هاي مخاطبان سازمان آگاه كند تا او به وظيفه مديريت عمل كند. كامل كننده چرخه مديريتي در سازمان روابط عمومي است و اگر در مجموعه‌اي اين مسووليت نباشد، قسمتي از مديريت سازمان كمبودهايي را حس مي‌كند. مدير روابط عمومي بايد همواره در كنار مديريت سازمان قرار داشته باشد و به عنوان فردي كه مشاور و هدايت‌كننده اهداف و برنامه‌هاي سازمان است، حضوري موثر داشته باشد. پيش از اين تعريف‌هاي زيادي داشتيم كه روابط عمومي قسمتي از مديريت ارتباطات يك مدير است اما در واقع روابط عمومي كامل كننده فعاليت‌هاي يك مديريت است و اگر روابط عمومي نباشد، قسمتي از مديريت وجود ندارد. حفظ اعتبار و وجهه اجتماعی، توجه به مسائل فرهنگی، اخلاقی، هنجارهای اجتماعی و ایفای تعهد نسبت به ارزش‌های جامعه، مشارکت در امور عام المنفعه و به طور خلاصه دفاع از حقوق مردم، از ضرورت‌های بقای یک سازمان است و این وظایف از رسالت‌های روابط عمومی محسوب می شود.
کارشناسان روابط عمومی در عصر حاضر، بکارگیری فناوری‌های جدید اطلاعاتی و ارتباطی را یک نیاز اساسی در ایفای نقش و وظایف روابط عمومی می‌دانند. این تأکید فناورانه، به مفاهیمی همچون مشارکت‌جویی، مردم‌مداری، شفاف‌سازی، پاسخگویی و تعاملی بودن، به فلسفه وجودی روابط عمومی وزن و اعتبار بیشتری بخشیده است. در همین راستا فرآیندهای اطلاع‌یابی و اطلاع‌رسانی در قالب سامانه‌های ارتباطات مردمی در روابط عمومی‌ها توسعه یافته‌اند. یکی از مهمترین مواردی که توسعه نظام ارتباطات مردمی در مدیریت شهری را ارتقاء بخشیده است تا حد زیادی مرهون حضور پرتال‌های اطلاع‌یاب و اطلاع‌رسان الکترونیک است. این پرتال‌ها، می‌توانند گفت‌و‌گوی دوسویه، برابر، مردم‌مدار را میان سازمان و شهروندان بیشتر نموده و زمینه ساز مشارکت واقعی و معنادار شهروندان درمسایل مربوط به شهر باشند، البته مقدمه و شرط اساسی این امر، باور داشتن به کارایی فناوری‌های نو در راستای موارد یاد شده، می‌باشد. در شهرداري‌ها نيز همزمان با گسترش دامنه فعاليت‌ها در دهه‌های اخير، نقش روابط عمومي به عنوان پل ارتباطي بين مردم و شهرداري در راستای پیشبرد اهداف مدیریت شهری و پروژه های اجرائی اهميت بیشتری يافته است، چرا که شهرداري‌ها از جمله سازمان‌هایی هستند که بیشترین سطوح تماس را با جمع کثیری از مخاطبان داشته که اين گروه‌هاي عظیم هر کدام نوع خاصي از انتظارات را دارند و متقابلاً شهرداري نیز مشارکت‌هاي متنوعي را در جهت اجراي برنامه‌هايش از آنها مي‌طلبد که در این میان روابط عمومی می‌تواند وظیفه هماهنگ‌سازی مطالبات مردمی و انتظارات مدیریت شهری را بر عهده گیرد. روابط عمومی شهرداری‌ها می‌بایست در جرياني اقناعي و با مديريت صحيح اطلاعات در جهت ارتقای سطح ضريب اعتماد مردم به مجموعه مدیریت‌شهری گام بردارند. در روابط عمومی شهرداری‌ها، پيشبرد طرح‌هاي شهري و بهره‌گيري از نمود‌هاي پايدار اطلاع‌رساني در بستر پروژه‌هاي اجرايي تنها با توسعه الگوهاي روابط عمومي ميسر مي‌گردد که این امر با جدیت مدیران و کارشناسان روابط عمومی و بهره‌گیری از فناوری‌های نوین الکترونیکی محقق می‌گردد. روابط عمومي شهرداري‌ها بايستي در راستای اعتلای جایگاه و تقویت اطلاع‌رساني از طرح‌ها و پيشنهادات تمامي شهروندان استقبال نموده و تعامل با مردم به خصوص ارباب جرايد را در جهت پيشبرد اهداف مديريت‌شهري در دستور كار خود قرار دهد. شایان ذکر است که توسعه تبليغات شهري در مناسبت‌هاي مختلف ملي و مذهبي، برنامه‌ريزي و اجراي تشريفات مربوط به کليه جلسات، همايش‌ها و گردهمايي‌ها و پوشش تصویری آنها و زمینه‌سازی جهت بازتاب عملکرد مدیریت شهری در رسانه های جمعی نيز از ديگر وظايف روابط عمومي شهرداري‌ها مي‌باشد. در نهایت یافته‌ها و تلاش‌های روابط عمومی در مدیریت شهری منجر به ارتقای سطوح پاسخگویی، شفافیت در عملکرد بخش‌های مختلف و ارتقاء فرهنگ شهرنشینی خواهد شد و استفاده از تمامی ظرفیت‌های ارتباطی- اطلاعاتی و ابزارهای اطلاع‌رسانی، در توسعه و پیشرفت عملکردهای شهری نقش بسزایی ایفا خواهد کرد؛ بنابراین امروزه روابط عمومی تبدیل به یکی از ارکان اصلی مدیریت شهری شده و به صورت مستقل و برندی که به هیچ عنوان قابل حذف نیستند فعالیت خود را ادامه می‌دهند. در شهرداري قم نيز اداره کل روابط عمومي و بین الملل بعنوان بخشي از نهاد خدمتگزار شهرداری قم به هماهنگ‌سازی روابط داخلي و ارتباط شهرداری قم با خارج می‌پردازد و در واقع می‌کوشد بوسیله برقراری ارتباط و تعامل سازنده با شهروندان و شناسايي انتظارات آنان و انتقال آن به مديريت‌شهري سطح رضايت‌مندي شهروندان را افزايش داده و با استعانت از خدای متعال در شهر کریمه اهل‌بیت (س) آنطور که شایسته است ایفای نقش نماید.
ابوالفضل سبزعليان
قائم مقام اداره كل روابط عمومي و بين‌الملل شهرداري قم